Transfert automatique

Les logiciels AGX Harmonie et Compta. 2035 sont reliés : ils permettent de transférer automatiquement les recettes et dépenses du logiciel de gestion vers le logiciel de comptabilité. La création des écritures comptables se fait automatiquement, sans manipulation particulière.

Afin de procéder à ce transfert en toute simplicité, voici tout d'abord quelques rappels.

1. paramètres comptables sous Harmonie

Pour automatiser le transfert, il est nécessaire de régler en premier lieu les numéros de comptes à employer dans le logiciel de gestion.

En page d'accueil d'Harmonie cliquez sur le bouton "Réglages", puis rendez-vous sur la rubrique n°2 "Trésorerie".

A. Modes de paiement

Cliquez sur la rubrique "Modes de paiement". Affectez à chaque mode de paiement :

- le numéro de compte en recettes ("Compte. R") et en dépenses ("Compte D.") qui correspond au compte de contrepartie (compte recevant le TTC du montant du paiement).

- le numéro de journal en recettes ("Journal R") et en dépenses ("Journal D").

Dans l'exemple ci-dessous, pour les recettes par chèque, la contrepartie est le numéro de compte 580000, et les écritures sont transférées en journal 1 (ce qui correspond au journal de ventes par défaut). Pour les dépenses par chèque, la contrepartie est le compte 512000 et le journal de transfert est le 2 (= journal d'achats par défaut).

NOM	Compte. R	Journal R	Compte D	Journal D
Chèque	580000	1	512000	2

B. Taux de TVA

Cliquez sur la rubrique "Taux de TVA". Affectez à chaque taux de TVA le numéro de compte qui correspond au compte de TVA, en recettes ("Compte. R") et en dépenses ("Compte. D").

Dans l'exemple ci-dessous, pour le taux de TVA 19.6%, le compte de TVA employé dans une recette est le n°445710, et pour une dépense le n°445660.

TAUX	Compte. R	Compte. D
19.6	445710	445660

C. Dépenses

Cliquez sur la rubrique "Dépenses". Affectez à chaque dépense :

- Le numéro de compte qui reçoit le montant HT (colonne "Compte"),

- Le taux de TVA qui doit lui être appliqué (colonne "TVA").

Vous pouvez également renseigner :

- Le montant si celui-ci reste fixe (ce montant sera appliqué à chaque dépense de ce type),

- Le numéro de rubrique 2035,

- Le numéro du mode de paiement correspondant (cliquez sur la rubrique "Mode de paiement" pour les visualiser).

Dans l'exemple ci-dessous, la dépense "Gasoil" a automatiquement pour taux de TVA 19.6%, et l'écriture comptable du hors taxe correspond au compte n°606200. Le mode de paiement employé est le n°1 (=Chèque en réglage par défaut).

LIBELLE	Montant	TVA	Compte	2035	Paie
Gasoil	150	19,6	606200	23	1

Vous pouvez automatiser vos dépenses dans Harmonie pour chaque fournisseur. Dans la rubrique "Fournisseur", saisissez dans la colonne "Dépense" le numéro de dépense qui correspond à ce fournisseur. Ainsi, dès le choix du fournisseur dans la trésorerie, la dépense correspondante se crée automatiquement.

D. Tableau des prix

Rendez-vous dans le tableau des prix pour affecter à chaque prestation :

- Le numéro de compte qui reçoit le montant HT (colonne "Compte"),

- Le taux de TVA qui doit lui être appliqué (colonne "TVA").

Réglez également les numéros de comptes et taux de TVA dans les formules.

Ce sont ces réglages qui seront appliqués lors de la création des recettes.

Dans l'exemple ci-dessous, la prestation "Leçon de conduite" a automatiquement pour taux de TVA 19.6%, et l'écriture comptable du hors taxe correspond au compte n°706000.

OBJET	Tarif 1	Tarif 2	TVA	Compte
Leçon de conduite	150	0	19.6	706 000

Rappel : pour accéder au tableau des prix, cliquez sur le bouton "Tarifs" à partir de la page d'accueil d'Harmonie. Pour accéder aux formules, cliquez sur le bouton "Formules" du tableau des prix.

2. Transfert en comptabilité

Afin de transférer la trésorerie en comptabilité, il suffit de :

- Etablir une liste de trésorerie dans Harmonie, avec les critères de recherche souhaités. Par exemple pour transférer toutes les recettes du mois renseignez "Type = Recettes", "Date = Ce mois". Lancez ensuite la recherche.

- Une fois la recherche effectuée, cliquer simplement sur le bouton "Transfert C.".

- La fenêtre de transfert apparaît : "Transfert dans AGX Comptabilité". Laisser le transfert se faire ou cliquer sur "Annuler" pour interrompre le traitement.

- Le transfert depuis Harmonie renseigne directement en comptabilité :

- Les journaux.

- Le grand livre et ses divers comptes.

- La balance.

- Le 2035.

Le transfert permet donc une automatisation de votre comptabilité en partant de :

01/12/2008

DUPONT Jean

Leçon de conduite

150

19.6

CHEQUE

pour obtenir une véritable écriture comptable du type :

			DEBIT	CREDIT
01/12/2008	706000	DUPONT Jean		125.42
01/12/2008	445710	DUPONT Jean		24.58
01/12/2008	580000	DUPONT Jean	150.00