LISTE DES RENDEZ-VOUS

Le module "Liste des rendez-vous" permet, à partir de listes préétablies ou selon vos propres critères, d'établir des listes précises des rendez-vous.

Vous pouvez y accéder depuis le menu général en cliquant sur le bouton "Listes" puis "Rendez-vous", ou à partir du module carnet de rendez-vous F3 en cliquant directement sur le bouton .

1. Description

Comme pour les listes élèves, le tableau de sélection composé des colonnes "Rubriques", "Critères" et "Valeurs" sert à déterminer la recherche à effectuer. Une fois les critères renseignés vous pouvez "Lancer la recherche".

Lorsqu'une recherche est effectuée, la liste de rendez-vous propose un tableau de totaux. Il indique :

- Leçons : nombre de leçons avec des élèves (hors rendez-vous types).

- Rendez-vous types payés : il s'agit des "Rendez-vous types" qui doivent être payés au moniteur.

- Rendez-vous types non payés : il s'agit des "Rendez-vous types" qui ne doivent pas être payés au moniteur.

Pour différencier les rendez-vous types payés des non payés, les rendez-vous types payés sont saisis entre deux signes moins "-" dans les réglages, les non payés sans signe ou avec une étoile. ex : -CODE- *CONGES*

2. Listes préétablies

Plusieurs listes préétablies sont proposées en cliquant sur la liste déroulante "Accès rapide, Moniteurs".

Vous pouvez modifier la période de recherche si nécessaire avant de lancer la recherche.

Moniteurs : Cette option permet d'obtenir la liste des rendez-vous sur le mois en cours pour le moniteur sélectionné.

Tous : Cette option permet d'obtenir une liste des rendez-vous du mois en cours pour tous les moniteurs.

3. Sélection manuelle

Cette fonction permet d'obtenir une liste de rendez-vous correspondant à des critères que vous avez définis.

Exemple : les rendez-vous prestations types "RDVP" du mois.

- dans le tableau de sélection, cliquez dans la colonne "Rubriques", puis choisir la rubrique "date".

- sélectionnez le critère "Ce mois".

- cliquez sur la seconde ligne et sélectionnez la rubrique "Prestation Type".

- sélectionnez pour finir le critère "Egal à" suivi de la valeur "RDVP".

Renouvelez cette opération si vous souhaitez ajouter d'autres rubriques et critères afin d'affiner la recherche.

Vous pouvez alors mémoriser cette sélection (Cf. Paragraphe suivant) ou lancer la recherche en cliquant sur "Lancer la recherche".

Pour toute recherche que vous effectuerez, un tableau totalise les heures des moniteurs en détaillant toutes les leçons de conduite, les rendez-vous type payés (c'est à dire commençant et se terminant par le signe "-"), et les rendez-vous type non payés.

Le critère de tri "Couleur RDV" vous permet de trier vos RDVs en fonction de leur couleur. Si vous affectez une couleur à chaque permis, vous pouvez ainsi trier vos RDVs par permis.

4. Mémoriser une sélection

Harmonie permet de mémoriser les listes dont vous vous servez le plus souvent, par exemple les rendez-vous non facturés du mois. Vous n'avez plus ainsi à refaire de sélection manuelle.

Une fois la sélection effectuée, cliquer sur "Rajouter aux favoris" puis donner un nom explicite à votre sélection, par exemple : "Rendez-vous non facturés ce mois".

5. Appeler une liste mémorisée

Pour appeler une sélection précédemment mémorisée, il suffit de cliquer sur le bouton de l'accès rapide "Favoris" et de choisir la liste désirée.

6. Effacer une liste mémorisée

Pour effacer une liste en mémoire que vous ne désirez plus, positionnez vous dessus et tapez sur la touche Suppr de votre clavier.

Cette liste est effacée définitivement.

7. Récapitulatif des heures moniteurs

Un tableau récapitulatif des heures effectuées par les moniteurs donne en un seul clic, pour chaque moniteur, le nombres d’heures effectuées par semaine et le total du mois. Il précise également les heures supplémentaires. Pour accéder à ce tableau cliquez sur "Transfert Paye".

Vous pouvez redéfinir la période de calcul en sélectionnant le mois ou bien en saisissant directement la période. Le calcul peut se faire également par journée en cochant la case "journée".

Ces heures peuvent être transférées automatiquement vers un logiciel de PAYE (fonction optionnelle).

Le réglage des heures supplémentaires se fait dans le module "Réglages", rubrique "Logiciel Comptabilité", lignes "Heures Suppl. Mensuel" et "Heures Suppl. Hebdo.".

Rappel : Quand on crée un RDV-Type, il faut mettre un " - " devant le nom pour qu’il soit considéré comme payé. S’il n’y a rien devant le nom ou s’il y a un " * " alors le RDV sera considéré comme non payé.

Un calcul complet se fait pour les semaines à cheval sur deux mois, grâce aux colonnes "Sem N complète".

8. Quelques fonctionnalités avancées

- Le bouton "Zoom" permet d'afficher le tableau de résultat sur tout l'écran ou de repasser en mode création de liste.

- L'avant-dernière colonne du tableau de résultat est réglable. Par défaut cette colonne contient le nom du Moniteur. Harmonie y affichera une rubrique particulière si celle-ci est utilisée comme critère de tri.

Enfin, vous pouvez en cliquant sur le titre de cette colonne choisir une rubrique particulière que vous voulez obtenir, le commentaire pédagogique par exemple. Relancez la recherche pour obtenir la nouvelle liste.

- Vous pouvez réaliser les recherches de rendez-vous en ne prenant compte que des élèves préalablement sélectionnés dans la dernière liste élève. Cette fonctionnalité rend vos recherches très puissantes car chaque liste bénéficie ainsi de tous les critères de la liste élève.

Réalisez en premier lieu la liste élèves, puis allez en liste planning. Effectuez ensuite la nouvelle liste en cochant la case "Uniquement les élèves en Liste Elèves (N)". Par exemple pour déterminer le taux de réussite aux examens par moniteur : faites d'abord la listes d'élèves avec "Moniteur" = X, puis procédez à la liste examens en cochant la case "Uniquement les élèves en Liste Elèves (N)".

9. Imprimer une liste

Cliquez sur le bouton "Editer" pour imprimer la liste des élèves.

Comme dans les autres modules, vous pouvez choisir le mode d'aperçu avant impression ou l'envoi par courriel.

10. Vider une liste de rendez-vous

Vous pouvez vider rapidement des rendez-vous du planning par le module de liste, par exemple rendez-vous de plus de 5 ans.

Construisez la liste de rendez-vous à supprimer, puis cliquez sur le menu déroulant "Listes", option "Vidage RDV" pour les supprimer.

Cette opération, qui efface les rendez-vous sélectionnés, doit être faite avec prudence.

Evitez d’effacer des RDV d’élèves trop récents ou qui ne sont pas encore archivés.

Nous vous conseillons de faire une sauvegarde avant de la lancer, et de la protéger avec un mot de passe.

Attention cette opération est irréversible.