EXAMENS

Le module examens permet une gestion précise des examens, ainsi que l'édition des bordereaux de code et conduite.

Pour y accéder, cliquer une fois sur le bouton ou appuyer sur la touche F5.

1. Description

Le tableau récapitulatif mensuel apparaît par défaut, il permet de visualiser rapidement les examens à venir et de les différencier de ceux déjà passés. Il permet également de voir le nombre de places encore disponibles.

Un dossier d'examen correspond à une date examen, et donc à un bordereau d'examen.

Les dossiers sont classés par date.

Pour voir le détail d'un dossier examen et les élèves candidats, double-cliquez sur le dossier choisi ou bien cliquez une fois dessus, puis le bouton .

Cliquez sur le bouton pour revenir en mode récapitulatif.

2. Créer Manuellement Un Dossier examen

Cliquer une fois sur le bouton , le logiciel demande confirmation.

Un nouveau dossier est créé : la date du jour ainsi que l'heure de création s'inscrivent par défaut.

Vous pouvez modifier ces informations si nécessaire.

3. Créer automatiquement un dossier

Grâce au module optionnel AGX - Printel Internet, vous pouvez capturer les examens directement par Internet. Un clic sur le bouton "Capture Net" dans les examens permet alors de créer automatiquement les nouveaux dossiers et de mettre à jour ceux déjà capturés.

4. Renseigner Un Dossier

Vous pouvez désormais renseigner les diverses rubriques en en-tête du dossier. La plupart des informations sont inscrites automatiquement par le logiciel à la création du dossier, elles euvent être modifiées.

Date	Laisser la date du jour inscrite par défaut (correspond à la date de création du dossier) ou se positionner sur ce champ et taper (sans espace) la date voulue puis valider.
Heure	Saisir l'heure voulue (sans espace) puis valider.
Lieu	Sélectionner dans la liste qui s'affiche le lieu d'examen correspondant.
Inspecteur	Une fois celui-ci connu, saisir le nom de l'inspecteur puis valider.
Permis	Sélectionner dans la liste qui s'affiche le type de permis puis valider.
Epreuve	Sélectionner dans la liste qui s'affiche le type d'épreuve puis valider.
Places	Indiquer le nombre de places attribuées pour cet examen puis valider. S'il s'agit d'un examen de conduite type moto ou poids lourd, indiquer le nombre d'unités.
Moniteur	Sélectionner dans la liste qui s'affiche le moniteur qui sera à l'examen puis valider.
Clé	Indiquer la référence communiquée par la préfecture.
Numéro	Indiquer la référence communiquée par la préfecture.
Couleur	Pour une meilleure organisation, vous pouvez affecter à chaque type de dossier que vous créez une couleur spécifique. A vous de choisir la couleur dans la liste qui vous est proposée. Afin de rester homogène ces couleurs peuvent être paramétrées. Par exemple "Vert" pour tous les examens de conduite, "Noir" pour toutes les épreuves ETG.

Vous pouvez à tout moment modifier ces renseignements en vous positionnant sur le champ à modifier. Suivant le cas, saisissez la nouvelle information ou re-sélectionnez-la dans la liste qui vous est proposée.

5. Plannifier un examen

Cliquez sur "Moniteur" en haut puis sélectionnez le moniteur accompagnant à l'examen.

L'horaire de départ apparaît. Choisissez-le : un rendez-vous examen se créera automatiquement sur le planning du moniteur concerné.

Pour que la planification automatique des examens soit active, il faut que le paramètre n° 21 "RDV Examen/planning" soit réglé à OUI.

Les paramètres n° 21 et 22 "Nom RDV Examen" et "Com. RDV Examen" permettent quant à eux de régler le nom et le commentaire attribués aux RDVs examens lors de leur création.

6. Inscrire un élève à un examen

A. Inscription avec une fiche eleve

Dans la colonne "Elève", double-cliquez ou saisissez les premières lettres du nom de l'élève que vous désirez inscrire.

La liste de Choix de l'élève apparait. Inscrivez les premières lettres du nom de l'élève et validez.

Dans la liste des élèves affichée, le nom le plus proche alphabétiquement est mis en surbrillance : si celui-ci vous convient validez ou cliquez sur "Créer Examen" pour confirmer l'inscription.

Vous pouvez également effectuer la recherche ici par un n° NEPH.

Lorsque vous inscrivez un élève, son nom, la catégorie de permis que ce dernier passe, son indice de présentation ainsi que le prix de sa présentation à l'examen s'inscrivent par défaut sur le dossier examen.

Vous pouvez aussi rechercher directement dans la liste affichée l'élève voulu :

- faites défiler cette liste en vous servant de la barre de défilement ou des flèches de déplacement.

- une fois le nom de l'élève trouvé sélectionnez-le en cliquant deux fois de suite pour procéder à son inscription.

Vous pouvez montrer ou masquer les élèves déjà reçus à l'ETG dans la fenêtre de recherche d’élèves.

Cochez ou décochez pour cela la case "Montrer les Reçus ETG" : utile si un élève doit repasser l’ETG. Pour les examens de conduite, cette case est toujours cochée par défaut.

Si un élément s'oppose à l'inscription d'un élève le logiciel vous en informe par différents messages tels que : "Pas de Date d'enregistrement à la préfecture !", "Cet élève est déjà inscrit !", ou "Cet élève à déjà réussi cet examen !"...

Pour effacer un élève que vous auriez inscrit par erreur dans votre dossier examen, il vous suffit de vous positionner sur son nom et de donner une impulsion sur la touche Suppr.

Le paramètre n°25 "Refus Exam. Non payé" vous permet de refuser l'inscription d'un élève à un examen tant que celui-ci n'est pas payé.

Harmonie peut gérer les indices ETG même pour les élèves venant d’une autre auto-école.

Il suffit de renseigner l'indice de présentation ETG en fiche identité F1 : cet indice sera pris en compte dans le prochain examen. Utilisez pour cela une des rubriques personnalisables, que vous aurez nommé "Nbre Passages ETG" ou "Nombre passages ETG".

Les indices de présentation fonctionnent de cette manière : - Le tiret " - " sert à séparer le code de la conduite. - Le slash " / " sépare le code du nouvel examen code lorsqu'après plusieurs échecs en conduite l'élève doit repasser le code. Ex : indice catégorie "B3/1-6" signifie 3 passages ETG, 1 passage ETG le pour renouveler suite à 5 échecs de conduite, 5 passages conduite échoués + 1 nouveau passage = 6.

B. Inscription sans fiche eleve

Harmonie autorise l’inscription sur un dossier examen un élève qui n’est pas inscrit dans le fichier des élèves. Cela peut être utile par exemple pour des élèves provenant d’un autre bureau.

Il faut les saisir en inscrivant le nom et prénom, un message vous demande ensuite confirmation.

Les noms d’élèves hors bureau sont écrits en gris clair sur le bordereau afin de les distinguer.

Cela s’applique également au module Préfecture.

7. Rechercher un dossier examen

- Cliquez sur le bouton . La fenêtre "Recherche d'un Examen" s'ouvre et le curseur se positionne en face de "Date de l'examen".

- Saisissez (sans espace) la date correspondant au dossier examen que vous recherchez puis validez ou cliquez sur "Rechercher" pour accéder au dossier.

- Harmonie affiche l'examen le plus proche de la date que vous avez saisie s'il n'existe aucun examen correspondant.

Pour accéder au mois précédents et suivants, il vous suffit d'utiliser les boutons et ou bien les touches "Page Précédente" et "Page suivante" en mode récapitulatif mensuel.

En mode détail, les touches "Page Précédente" et "Page suivante" permettent de parcourir chaque dossier examen de façon chronologique.

8. Indiquer les résultats de l'examen

Une fois l'examen passé, vous pouvez indiquer pour chaque élève le résultat de l'examen :

- Recherchez le dossier sur lequel vous devez indiquer les résultats.

- Positionnez-vous sur la colonne "R" de l'élève (comme "Résultat"), et double-cliquez ou appuyez sur la barre Espace. Sélectionnez le résultat dans la liste qui s'affiche :

- "Re" pour Reçu,

- "Aj" pour Ajourné,

- "Ab" pour Absent,

- "??" pour Litige, par exemple panne véhicule...

- "AE" pour Absence Excusée, l'ordinateur n'en tiendra pas compte ni pour le prochain examen de l'élève, ni pour l'établissement des tests.

Pour faciliter votre saisie, vous pouvez reclasser les élèves de vos dossiers examen dans l’ordre alphabétique à l'aide du bouton "Trier".

9. Débit automatique à la réinscription

Si le résultat indiqué correspond à "Aj" (Ajourné), Harmonie vous propose de débiter le montant pour la réinscription de l'élève. Il tient compte du tarif indiqué dans le tableau des prix.

Vous pouvez aussi régler en sorte que le logiciel débite la réinscription sans vous poser la question, ou bien qu'il ne débite rien : dans ce cas il appliquera automatiquement le tarif supplémentaire à la inscription. Réglez cela selon votre utilisation avec le paramètre n° 14 "Débiter un exam Sup".

De la même manière, vous pouvez choisir de re-débiter automatiquement un examen moto "plateau" ou "circulation" si celui-ci est ajourné, par le paramètre n°28 "Redébi. Réinsc. Moto".

10. Effacer un dossier examen

Passez en mode récapitulatif en cliquant sur le bouton . Recherchez le dossier que vous voulez effacer.

Sélectionnez-le et cliquez sur le bouton . Harmonie vous demande alors confirmation.

11. Effacer un seul elève

Passez en mode détail en cliquant sur le bouton .

Sélectionnez l'élève et appuyez sur la touche Suppr du clavier.

12. Vérifications étendues des examens

Le module examen vous aide à gérer au mieux la présentation de vos élèves lors de leur insertion dans un bordereau.

Si un délai ou un pré-requis ne semble pas correct, Harmonie contrôle et vous alerte toujours avec la même souplesse, sans jamais bloquer ou interdire :

- Délais entre les présentations suivant les catégories.

- Age des candidats suivant les permis et épreuves.

- Validité du Cerfa 02 et du Livret d’Apprentissage.

- Validité de l'ETG.

- Délais FFI (Fin de Formation Initiale) en CONDUITE AAC.

- Validité de la carte d'identité (la date de celle-ci doit être saisie en fiche de l'élève).

- Elève reçu en ETG et ajourné 5 fois à la conduite : Harmonie invite à repasser l’ETG.

L’alerte n’apparaît qu’à la 6ème présentation en CONDUITE.

- Validité du plateau (HC) poids lourds.

- Contrôle des inscriptions non payées à l'avance :

Vous avez la possibilité de bloquer une réinscription à un examen, si celui-ci n’est pas payé à l’avance. Harmonie contrôle qu’une ligne "réinscription" est bien notée en débit et vérifie qu’elle est bien cochée (donc payée). Pour activer ce contrôle utilisez le paramètre n°25 "Refus Exam non payé" en le mettant à OUI.

Les délais ou âges réglementaires sont mis à jour systématiquement lorsqu'un changement prend effet.

13. Les impressions du module examens

A partir des examens, il est possible d'imprimer plusieurs documents :

- Le bordereau d'examen - Le récapitulatif mensuel - Une lettre (la convocation en particulier) à tous les élèves En cliquant sur l'imprimante, d'autres impressions vous sont proposées : - L'impression écran du détail dossier - L'en-tête du bordereau - Une lettre individuelle (dont la convoc.) - Les enveloppes : édition générale ou individuelle

Il est possible de choisir vos 3 impressions principales. Pour cela, aller au menu déroulant "Paramètres" et cliquer sur "Choix Impressions". La fenêtre "Choix des Impressions des Examens" s'ouvre.

Faites glisser vos 3 boutons aux choix dans la colonne de droite.

Les autres impressions restent accessibles en cliquant sur l'imprimante.

A. Bordereau d'examen

Cliquez sur le bouton "Imprimer" pour imprimer le bordereau d'examen.

En plus d'imprimer les bordereaux sur documents pré imprimés, Harmonie simplifie votre travail en vous permettant de les éditer sur simple papier libre.

Pour cela, activez les réglages bordereaux AGX par le menu déroulant "Régler", puis "Réglages" (Cf Chapitre "Réglages des impressions : Imprimer sur papier blanc").

Si votre préfecture l’exige, imprimez vos bordereaux d’examen AGX papier libre sur du papier auto carboné. Vous pouvez en trouver dans certaines papeteries spécialisées ou chez votre distributeur de produits pédagogiques.

Pour régler le nombre de bordereaux examens à imprimer à la suite, renseignez le paramètre n°24 "Nb. exemplaires bord." Si vous réglez le nombre de bordereaux à imprimer, Harmonie numérote automatiquement les bordereaux édités sur papier libre.

Vous pouvez gérer deux centres d’examen et deux préfectures.

Pour cela, renseignez les paramètres n°26 "Centre d’examens n°2" et n°27 "Préfecture n°2".

Lors de l’impression du bordereau, le logiciel demande de préciser quel centre d’examen est concerné.

Il est possible d'imprimer le NEPH, dates et lieux de naissance ou bien les enlever si votre préfecture le demande. Cela est réglable des les réglages des impressions.

B. Régler un bordereau

Cliquer sur le menu déroulant "Régler, Réglages", puis choisir le document à régler, le tableau de réglage s'affiche.

Pour modifier les réglages, référez-vous à la rubrique "Réglages des impressions" en annexes techniques.

C. Récapitulatif mensuel

Imprime un récapitulatif de tous les examens pour le mois visionné.

D. Convocations, résultats

Vous pouvez imprimer ou envoyer par courriel les convocations examens pour tous vos élèves d'un examen, ou la convocation d'un seul élève :

- Dans un examen, utilisez le bouton "Lettre. G." puis sélectionnez la convocation parmi la liste des lettres pour imprimer la convocation de chaque élève présent.

- Sélectionnez un élève dans un examen puis utilisez le bouton "Lettre" pour imprimer la convocation de cet élève, en double-cliquant ensuite sur le document correspondant.

De la même manière, cliquez sur le bouton des lettres pour éditer le document de résultat examen.

E. Enveloppes

Comme pour les convocations examens, vous pouvez soit imprimer les enveloppes pour tous les élèves d'un examen, soit imprimer l'enveloppe d'un seul élève :

- Utilisez le bouton "Envelop. G." pour sélectionner l'enveloppe, celle-ci s'imprimera pour chaque élève présent.

- Sélectionnez un élève dans un examen, puis utilisez le bouton "Enveloppe" pour choisir l'enveloppe à éditer pour cet élève.

F. Ecran detail du dossier examen

Permet d'éditer le contenu du dossier examen sélectionné.

G. Entête bordereau

Permet d'imprimer uniquement l'entête des bordereaux d'examens (date, lieu N° …).

14. Repartition : calcul des places

Harmonie facilite la gestion de vos places d'examens en calculant automatiquement les attributions auxquelles vous avez droit.

Cliquez sur le bouton "Répartition" pour afficher le nombre des places.

Vous pouvez ensuite imprimer ces résultats.

Les calculs se font à partir des examens renseignés dans les mois précédents.

Il est possible de modifier la période de référence ainsi que les coefficients.

Cliquez alors sur "Afficher les résultats" pour relancer le calcul.

15. Raccourcis à partir du module examen

Le bouton "Listes Exams" permet d'accéder directement au module liste des examens, où vous pouvez consulter vos listes existantes ou en créer de nouvelles (Cf. Chapitre "Liste Examens").

Le bouton "Préfecture" permet d'accéder directement au module Préfecture.

Ce module permet une gestion précise des dossiers déposés en préfecture, ainsi que l'édition du "Bordereau d'envoi". Il renseigne automatiquement les dates préfectures et le NEPH en fiche identité.

(Cf. Chapitre "Module préfecture")

Ce module est accessible aussi à partir des Fiches Identité et de la page d'accueil.

16. Personnaliser les dossiers examens

Afin que vos dossiers soient adaptés à vos spécificités, vous avez la possibilité de les personnaliser.

Pour accéder à vos paramètres, cliquez une fois sur le menu "Paramétrer" puis sur le sous menu "Paramètres‘’, ou appuyez simultanément sur Ctrl + P. La fenêtre "Paramétrage" s'ouvre.

Pour paramétrer une rubrique, double-cliquez sur la ligne désirée, saisissez la nouvelle information ou sélectionnez-là si une liste s'affiche puis validez. Recommencez cette manipulation pour chaque ligne de paramètre que vous désirez changer.

Ligne 1	Nom champ	Vous pouvez paramétrer le nom du dernier champ de droite figurant en haut de votre dossier examen.
Ligne 2	Coul. Exam. CODE	Pour que tous les dossiers concernant les examens de code aient automatiquement la même couleur à l'écran, saisir le nom d'une couleur, par exemple "NOIR".
Ligne 3	Coul. Exam COND	Pour que tous les dossiers concernant les examens de conduite aient automatiquement la même couleur à l'écran, saisir le nom d'une couleur, par exemple "VERT".
Ligne 4	Nb. Leçons mini. B	Indiquer le nombre de leçons de conduite minimum pour le permis B.
Ligne 5	Nb. Leçons mini. A	Indiquer le nombre de leçons de code minimum pour le permis A.
Ligne 6	Com. après Résultats	Permet au curseur de se placer sur la rubrique "Commentaire" après la saisie du résultat.
Ligne 7	Préfecture	Saisir le nom de la préfecture dont vous dépendez, par exemple : Gironde.
Ligne 8	Centre d'examens	Saisir le nom du centre d'examen, par exemple : Bordeaux.
Ligne 9	Identification	Saisir votre numéro d'identification. (numéro à 10 chiffres).
Ligne 10	Abréviation Mme	Abréviation du titre "Mme" sur le bordereau.
Ligne 11	Abréviation Melle	Abréviation du titre "Mlle" sur le bordereau.
Ligne 12	Abréviation M	Abréviation du titre "M" sur le bordereau.
Ligne 13	Imp. Bord. entier	Répondre par "OUI" si vous obtenez la répartition des places d'examens par Minitel.
Ligne 14	Débiter un exam Sup	Après un ajournement "Aj", sélectionner "OUI" pour qu'AGX-HARMONIE débite automatiquement l'examen suivant. Sélectionner "Question" si vous désirez qu'AGX-HARMONIE vous demande une confirmation.
Ligne 18	Epreuve plat	Vous pouvez changer le nom de l'épreuve en remplaçant "MSIO" par "HC".
Ligne 19	Epreuve circu	Vous pouvez changer le nom de l'épreuve en remplaçant "CIRCU" par "CIRC".
Ligne 20	Imp un seul prénom	En réglant à OUI ce paramètre, AGX-HARMONIE n’imprimera qu’un seul prénom sur les bordereaux d’examens.
Ligne 21	RDV Examen/planning	En réglant à OUI, crée les rendez-vous examens sur le planning, pour les moniteurs et les horaires sélectionnés.
Ligne 22	Nom RDV Examen	Permet de régler le nom du RDV qui sera créé sur le planning, si le paramètre 21 est à OUI.
Ligne 23	Com. RDV Examen	Permet de régler le commentaire du RDV qui sera créé sur le planning, si le paramètre 21 est à OUI.
Ligne 24	Nb. Exemplaires Bord.	Indiquer le nombre de bordereaux à imprimer à chaque édition.
Ligne 25	Refus Exam. Non payé	Refuser l'inscription d'un élève à un examen non payé.
Ligne 26	Centre d'examens n°2	Indiquez si besoin le second centre d'examen. A l'impression du bordereau, Harmonie vous demande alors de choisir le centre d'examen (1 ou 2).
Ligne 27	Préfecture n°2	Indiquez si besoin la seconde préfecture.
Ligne 28	Redébi. Réinsc. Moto	Permet de re-débiter un examen moto plateau ou circulation si celui-ci est ajourné.
Ligne 30	Identification n°2	Indiquez si besoin le second numéro d'identification.
Ligne 31-34	Champ param 1	4 rubriques personnalisables pour l'en-tête des examens.  Peuvent être utilisées notamment pour renseigner le bureau si plusieurs bureaux sont gérés.
Ligne 35	Choix min RDV F3	Planification des examens sur le carnet de rendez-vous avec précision à l'heure ou au 1/4 d'heure.
Ligne 36	Couleur bord. ETG	Permet de changer la couleur du bordereau ETG sur papier libre : noir ou rouge.
Ligne 37	Aligner cachet / bord.	Aligne le cachet de l'auto-école sur le bordereau (nécessaire sur certains bordereaux).
Ligne 39	Remplir auto. Groupe	Remplit automatiquement la rubrique "Groupe" à la création du bordereau.
Ligne 44	Elève reçu inactif	Désactive automatiquement les élèves une fois reçus en Cdte.

Une fois le paramétrage achevé, cliquez sur le bouton "Fermer".

17. VidER Les dossiers examens

Vous pouvez vider facilement vos dossiers d'examens. Pour cela, allez dans le menu déroulant "Outils" puis cliquez sur "Vidage", réglez ensuite la période sur laquelle vous voulez effectuer le vidage.

Cette opération, qui efface les dossiers compris dans la période déterminée, doit être faite avec prudence. Nous vous conseillons de faire une sauvegarde avant de la lancer, et de la protéger avec un mot de passe.

Les examens des élèves non archivés ou non supprimés sont conservés.

Attention cette opération est irréversible.