Communication Harmonie-texteS, liste des mots clés

Harmonie permet d’envoyer des courriers à un élève ou à une liste d’élèves, avec la possibilité d’y intégrer automatiquement des données élèves à l'impression : adresse, solde, etc.

Ces automatismes vous évitent de saisir systématiquement des informations de base tel que le nom de l'élève, sa formule etc. (cf chapitre n°5 "Insertion des données élèves").

Le module des lettres est accessible par la fiche identité, bouton "Lettre", par la liste des élèves, bouton "Courrier", ou encore le module des examens.

Pour imprimer un courrier, il suffit de le sélectionner puis de cliquer sur "Imprimer", ou le double-cliquer.

Il est possible d'imprimer le courrier en plusieurs exemplaires : saisissez la quantité souhaitée dans la rubrique “Nb de copies” avant de lancer l'impression.

Harmonie accepte les documents au format "RTF" (standard), ou "DOC / DOCX" (Microsoft Word).

Pour afficher la liste des lettres d'un format ou de l'autre, cochez le format attendu (à droite).

1. Mise en place

Dans le module "Réglages", "Ordinateur" (6), saisir RTF à la ligne "Traitement de texte" (17).

Vous installez ainsi une communication entre le traitement de texte de base de Windows, et Harmonie.

Si vous disposez d’un autre traitement de texte, remplacez RTF par son chemin exact.

Votre traitement de texte est alors accessible à partir du menu accueil d’Harmonie, par le bouton "Utils".

2. CREER un courrier type

Vous pouvez créer un courrier directement à partir d'Harmonie. Cliquez sur "Lettres" dans une fiche identité F1, puis "Outils / Nouvelle lettre" tout en haut de le fenêtre qui apparaît.

Donnez-lui un nom et validez : une lettre comprenant quelques automatismes de base (mots entre crochets) apparaît, il ne reste qu'à la personnaliser puis enregistrer en quittant par la croix une fois fini.

Si vous aviez déjà rédigé un courrier à partir de votre traitement de texte, ouvrez ce document et cliquez sur "Enregistrer sous". Donnez un nom à votre texte et choisissez le format RTF ou DOC, puis cliquez sur le cadre "Enregistrer dans" ou "Emplacement" pour choisir où l'enregistrer.

Cliquez dans le poste de travail (ou "ordinateur"), sur le disque dur [C:] puis le dossier AGXWIN, et ensuite le dossier TEXTES.

Ainsi le courrier est ajouté à la liste des lettres d'Harmonie.

3. Renommer / Supprimer unE LETTRE

Dans la fenêtre des lettres d'Harmonie, il est possible :

- de supprimer un texte en cliquant sur le menu déroulant "Outils" puis "Supprimer lettre".

- de renommer un texte en cliquant sur le menu déroulant "Outils" puis "Renommer lettre".

4. Utilisation dES courrierS

Les courriers enregistrés dans le répertoire C:\AGXWIN\TEXTES peuvent être utilisés par Harmonie à partir  :

- du module fiche identité élèves : bouton "Lettre",

- du module examens : bouton "Lettre G." ou "Lettre",

- du module des listes élèves : bouton "Courrier".

Il suffit ensuite de sélectionner le courrier désiré et de cliquer sur le bouton "Imprimer", ou bien de double-cliquer directement sur ce courrier pour lancer l'impression.

Pour modifier la lettre, sélectionnez celle-ci puis cliquer sur le bouton "Afficher".

5. AUTOMATISATION DES RENSEIGNEMENTS

Pour que l’adresse, le solde, la formule, etc. soient insérés automatiquement par Harmonie à l'impression du courrier, il est existe une liste de mots clés qui sont reconnus par Harmonie.

A l'impression de la lettre, Harmonie remplace automatiquement ces mots clés par la valeur correspondante, pour l'élève choisi.

Nous vous recommandons de vous inspirer de la lettre d'exemple "1- Lettre riche en mots clés" présente dans la liste des documents : il suffit de copier / coller les mots clés souhaités dans votre nouveau courrier.

A. Liste des mots cles élèves

INFORMATION	MOTS CLES
Nom de l’élève	{Nom}
Nom de l’élève : Nom de jeune Fille	{NomJeuneFille}
Prénom Complet de l’élève	{Prenom}
Un seul prénom de l'élève	{UnSeulPrénom}
Titre de l’élève. (Mme, Melle, M.)	{Titre}
Titre complet de l'élève (Monsieur, …)	{TitreLong}
Adresse de l'élève	{AdresseElève}
Code Postal de l'élève	{CodePostalElève}
Ville de l'élève	{CommuneAdresseElève}
Date de naissance de l'élève	{DateNaissanceElève}
Commune de naissance de l'élève	{CommuneNaissanceElève}
Date du Jour	{Date}
Ville de l’auto-école (Entête)	{Ville}
Solde de l’élève sans le signe	{Solde}
Solde de l’élève avec le signe "-" ou "+"	{SoldeSigne}
Solde Réel de l’élève	{SoldeReel}
Date d’inscription	{Date Insc.}
Date d’enregistrement en Préfecture	{Date Pref.}
Date spécifique (paramétrable) Fiche élève	{Date Spec.}
Date du 1^er permis obtenu par l'élève	{DatePermisObtenu}
Lieu du 1^er permis obtenu par l'élève	{LieuPermisObtenu}
Rubriques paramétrables de la fiche F1	De {Rens. 1} à {Rens. 16}
NEPH	{NEPH}
Permis demandé	{Permis}
Formule choisie par l’élève	{Formule}
Détail de la formule choisie	{DétailFormule}
Montant total de la formule choisie	{TotalFormule}
Détail des débits de l'élève	{DébitsElève}
Montant total des débits de l'élève	{TotalDébits}
Modalités de paiement de 1 à 4 lignes	De {MPFormule1} à {MPFormule4}
Dates et Montants Echéances non payées	{EcheancesToutes}
1^ère date du RDVP à la 5^ème date	De {DateRDVP1} à {DateRDVP5}
Affiche toutes les dates de relances RDVP	{DatesRDVPS}
Date de Fin de Formation Initiale	{DateFFI}
Date d'échéance du forfait code	{DateEcheanceCode}
Date d'échéance de la formule	{DateEcheanceFormule}

B. Liste des mots cles examens

INFORMATION	MOTS CLES
Date de l’examen	{Date Exam.}
Date de l'examen Complète (mardi 22 juillet 2004)	{DateExamenComplète}
Heure de l’examen	{Heure Exam.}
Lieu de l’ examen	{Lieu Exam.}
Epreuve de l’examen	{Epreuve}
Moniteur de l'examen	{MoniteurExamen}

C. Liste des mots cles organismes

INFORMATION	MOTS CLES
Nom du contact au sein de l’organisme	{NomContact}
Prénom du contact	{PrenomContact}
Titre du contact (Mme, Melle, M.)	{Titre}
Adresse de facturation de l’organisme	{AdresseFacturation}
Code Postal de facturation	{CodePostalFacturation}
Ville de facturation	{CommuneFacturation}
Nom de l'organisme lié à l'élève	{NomOrganisme}
Adresse de l'organisme lié à l'élève	{AdresseOrganisme}
Code postal de l'organisme lié à l'élève	{CodePostalOrganisme}
Commune de l'organisme lié à l'élève	{CommuneOrganisme}
Nom du contact de l'organisme lié à l'élève	{NomContactOrg}
Prénom du contact de l'organisme lié à l'élève	{PrenomContactOrg}
Adresse de facturation de l'organisme lié à l'élève	{AdresseFacturationOrg}
Code Postal de facturation de l'organisme lié à l'élève	{CodePostalFacturationOrg}
Commune de facturation de l'organisme lié à l'élève	{CommuneFacturationOrg}

D. Quelques règles avec les mots clés

- Mots clés toujours entre accolades, respecter les espaces, les points " . ", les accents.

- Respecter les majuscules, ou bien tout en majuscules, ou tout en minuscules.

- Pour obtenir le symbole accolade ouvrante " { ", maintenir la touche du clavier Alt Gr appuyée, puis donner une impulsion sur la touche "4".

- Pour l'accolade fermante " } ", utiliser la combinaison des touches Alt Gr et " + ".

- Ne pas "coller" un mot clé avec un autre mot : toujours laisser un espace d'intervalle.

6. Autres fonctionnalités

La module de communication Harmonie / traitement de lettres vous offre d'autres fonctionnalités :

- Cochez la case "Entête" pour qu'Harmonie imprime automatiquement l'entête de l'auto école

- Cochez la case "Nom Elève" pour imprimer automatiquement le nom, prénom et adresse élève sous l'entête.

- Sélectionnez le format d'impression "portrait" ou "paysage" : ce dernier est utile pour l'impression d'enveloppes en les introduisant dans le sens vertical.